A menudo ocurre que, cuando se quiere transmitir una noticia importante o dar un discurso, ya sea a un grupo de gente, como un equipo de colaboradores, o bien de forma individual, se transmite el mensaje erróneo, o llega al emisor de forma un tanto confusa que no es entendido del todo por los interlocutores. Y si falla tu comunicación interna en la empresa, no lo dudes, tienes un gran problema.
¿Por qué ocurre esto?
Se debe principalmente a un uso inadecuado de la palabra, del lenguaje corporal o de la falta de pericia a la hora de redactar un documento informativo. Según un estudio realizado por el Project Management Institute, hasta el 56% de los proyectos fracasan cuando sus líderes no saben comunicarse de forma efectiva.
Pero, ¿cuáles son los fallos más comunes, y cómo solucionarlos?
- No manejar las emociones negativas de manera adecuada
Fallo: Dar indicaciones o instrucciones al equipo en momentos de elevada carga emocional, como en situaciones de tensión o estrés. Esto resulta contraproducente, ya que puede provocar que los empleados se sientan cohibidos o intimidados o que los clientes asuman la imagen de que eres una persona con una mala gestión de las frustraciones.
Acierto: Si sientes que tienes dificultades para controlar las emociones, lo que debes hacer es aprender a desarrollar la inteligencia emocional, para lo cual existen multitud de talleres o asesorías de coaching que podrás encontrar en tu ciudad.
- Incoherencia entre el lenguaje verbal y corporal
Fallo: El lenguaje corporal a menudo da más información sobre nosotros que las palabras que utilizamos, pues refleja nuestro sentir más profundo y a veces deja al descubierto emociones que no queremos desenmascarar. Por ejemplo, saludar de manera débil o evitar el contacto visual creará una imagen de inseguridad o, incluso, desconfianza.
Acierto: Se natural y relájate, si tu interlocutor percibe una facciones apacibles, la comunicación será más fácil. Acudir a un taller de kinésica también es una buena opción. Es importante saber que al igual que el lenguaje corporal revela nuestro estado emocional, también nuestras posturas pueden influir positivamente en las emociones y en la percepción de una misma. Y esto es algo que podemos utilizar en nuestro favor.
- Decir “yo” en vez de “nosotros”
Fallo: Es un error que un CEO comunique los logros de la empresa como un éxito personal ya que estará excluyendo al resto del equipo y esto provocará una sensación de desmotivación en la participación de futuros proyectos.
Acierto: Solamente se trata de incluir al equipo completo y reconocer que los logros son un éxito común. Simplemente decir: “Hemos conseguido”, hará que los empleados se motiven y se cohesionen como equipo.
- Falta de asertividad
Fallo: Sucede que a veces los jefe o líderes no consiguen expresar lo que piensan de manera respetuosa y esto hace que no consigan ser claros y directos, lo que puede provocar que los empleados no tengan muy claro qué es lo que se espera exactamente de ellos.
Acierto: No hay ningún problema en exigir un esfuerzo a un colaborador si eres razonable y explicas con claridad que con esa tarea, todo el equipo resultará beneficiado. La gente, suele estar dispuesta a ayudar si sabes hacer llegar el mensaje de forma positiva.
- Esquivar la retroalimentación
Error: El feedback es importante para conocer los puntos débiles del equipo, pero solo cuando se efectúa en ambos sentidos. Todos podemos mejorar si nos ayudamos unos a otros.
Acierto: Introducir sesiones de feedback que aborden también aspectos positivos y reconozcan los logros de los empleados así como los puntos fuertes del líder, ayudará sin duda a crear un ambiente mucho más positivo.
- Evitar los temas difíciles
Fallo: Afrontar los temas difíciles es una característica necesaria en un buen líder. Situaciones como una crisis, cambios dentro de la empresa o ciertos recortes, serán siempre complicadas de comunicar al grupo, pero es una tarea que jamás debe ser evitada, ni tampoco delegarla a otros, pues se transmitirá una imagen de falta de autoridad e incluso cobardía, y puede provocar confusión entre los empleados, que no tendrán muy claro a quien dirigirse en caso de problemas.
Acierto: Lo más apropiado es valorar la gravedad o la delicadeza del asunto que se va a tratar, y en función de ello decidir si la reunión se realizará de forma grupal o se hablará con cada empleado de manera individual.
- No preparar la exposición
Fallo: Es muy poco profesional llegar a una reunión dejando el discurso a la improvisación o sin haber completado la presentación. Esto dará una imagen de poca organización y dejadez, además no aprovecharás bien el tiempo si no has preparado y seleccionado a la perfección la información más relevante que quieres aportar.
Acierto: Además de preparar bien tu discurso o charla, es recomendable que aprendas a modular tu voz y a manejar el lenguaje corporal. Las TED Talks ofrecen consejos muy valiosos sobre como comunicarte en público.
- Mala redacción de comunicados o mal uso del email
Fallo: Hay que saber escoger cual es el mejor canal para comunicar determinados asuntos. Por ejemplo, si hay que dar una noticia difícil, no procede utilizar el correo electrónico en vez concertar una reunión presencial o realizar una llamada telefónica. Y por supuesto, en el lenguaje escrito, es imprescindible cuidar la ortografía y la redacción si no queremos perjudicar nuestra imagen profesional.
Acierto: De nuevo, si reconocemos que esta puede ser una de nuestras debilidades, habrá que trabajar en ello, dejándonos enseñar por expertos. Existen talleres de redacción ejecutiva, enfocados a líderes o jefes con problemas para redactar.
- Dirigirte igual a todos
Fallo: Cada interlocutor requiere un tono comunicativo distinto, teniendo en cuenta su nivel cultural, el cargo laboral, la edad, etc. Utilizar el mismo tipo de discurso con todo el mundo, genera imagen de falta de preparación y de creatividad.
Acierto: Hay que adaptarse al contexto, desarrollando la empatía, y dirigirse al público utilizando un lenguaje y un contenido apropiado.
