Para Pitágoras el 7 era el número perfecto, y espero que con estos 7 consejos consigamos que tu empresa pueda alcanzar la nota de prensa perfecta. Eso sí. Como aviso siempre, si quieres resultados profesionales tendrás que contar con profesionales. En el ámbito de la comunicación lo amateur suele fracasar y, además, proyecta una imagen negativa.
¿Por qué mandamos una nota de prensa? Para lograr publicidad gratuita, para comunicar lo que hacemos, para posicionarnos, para darnos a conocer, para anunciar algo, para contestar a algo que se ha dicho o publicado… Hay tantas razones como notas de prensa y todas son igualmente válidas, pero al periodista le importa poco ese por qué, y eso no debes perderlo de vista. Para ti todas tus notas de prensa son las más importantes y seguramente se merecen la portada, pero para el periodista sólo es un correo más entre centenares, así que debes intentar captar su atención o habrás perdido la batalla.
¿Qué tiene que tener tu nota de prensa para triunfar en los medios de comunicación?
1. QUE SEA NOTICIA
Ya sé que seguramente a ti todo lo que haces te parece noticia, pero haz caso de tu responsable de Comunicación. Ten en cuenta que a un medio de comunicación regional llegan cada día centenares de notas de prensa, y la mayoría acaban en la papelera después de un simple vistazo. Es verdad que en los últimos tiempos vemos noticias sorprendentemente poco atractivas en los medios que te hacen pensar que cualquier cosa vale, pero pronto descubrirás que eso sólo funciona si hay detrás un contrato publicitario que te respalde.
Puedes ser noticia por algo novedoso (o al menos no conocido o publicitado): Un posicionamiento ante una noticia, un nuevo producto, un nuevo contrato empresarial, un premio, un avance en temas de RSE, la organización de un evento…
Repito: Escucha a tu responsable de Comunicación, que no te lleva la contraria por sistema ni por fastidiar, sino que intenta evitar que se deteriore tu imagen por el envío de notas inadecuadas.
2. QUE TENGA UN TITULAR ATRACTIVO
Decíamos que a los medios les legan cientos de notas de prensa al día. Bien. Pues si quieres que pasen del titular, ya puedes atraerles. Cuando lees un periódico, en el 90% de las noticias te quedas en el titular… pues eso ocurre también con los periodistas y las notas de prensa.
Si no le enganchas a la primera, le has perdido.
Debe ser un titular breve, concreto, y preferiblemente que sea publicable tal y como lo envías. O dicho de otro modo, que tenga un enfoque lo más periodístico posible. A veces no te convencerá, pero recuerda que tratas de ‘venderle’ tu historia a los periodistas, no directamente al público, que para eso tienes otros canales (Redes Sociales, principalmente).
3. QUE SEA CONCRETA
Sé concreto. Empieza por lo más importante. No te enrolles demasiado. No incluyas demasiados tecnicismos innecesarios. No repitas los mismos argumentos con distintos ‘envoltorios’. Si puedes decir algo en 10 palabras, no lo digas en 30. No te pierdas en vaguedades ni uses un lenguaje rimbombante.
4. QUE ESTÉ BIEN REDACTADA
Lo doy por hecho pero aviso: la nota de prensa tiene que estar bien redactada. Sin faltas de ortografía, sin errores gramaticales ni de puntuación. Además, debe estar escrita, como hemos dicho antes, con enfoque periodístico, en tercera persona. Ten en cuenta que las redacciones son por desgracia cada día más precarias y es más fácil conseguir que te publiquen en algunos medios, sobre todo digitales, si el texto está simplemente para volcarlo. Dicho de otro modo, para ‘copiar y pegar’. Además, así tienes más papeletas para que los periodistas apuesten por tu enfoque en lugar de buscar otra visión de tu nota de prensa.
4. QUE INCLUYA FOTOGRAFÍA Y DECLARACIONES TEXTUALES
Las notas de prensa con fotografía (decente, claro) y declaraciones textuales tienen más opciones de encontrar un espacio destacado en los medios. Y si eres capaz de que incluyan también un audio, podrás conseguir que se hagan eco las radios. Cuanto más ofrezcas, más conseguirás.
5. QUE INCLUYA UN CONTACTO PARA AMPLIAR LA INFORMACIÓN
Las notas de prensa deben incluir SIEMPRE información de contacto para que los periodistas sepan a dónde acudir si tienen alguna duda o si quieren ampliar la noticia. Y la organización debe tener preparada a una persona que esté disponible en esa jornada para atender a los medios.
6. QUE SE ENVÍE A LAS PERSONAS ADECUADAS
Y aquí llega una de las claves de la nota de prensa. ¿A quién hay que enviársela? Aquí entra en juego la base de datos que haya elaborado tu departamento de Comunicación, que debe estar perfectamente segmentada tanto en términos geográficos (por provincias, comunidades o localidades si llega el caso) como en lo que se refiere a temáticas (educación, ciencia, tecnología…). También debes disponer de contactos de personas concretas que sepas que están interesadas en los temas de tus notas.
En el caso de STRATEGO, por ejemplo, disponemos de un directorio provincial, otro autonómico y otro de las temáticas que interesan a cada uno de nuestros clientes, de forma que con un simple cruce de datos podemos adaptar los envíos de manera casi automática, ya sea para una nota de prensa general en La Rioja, sobre la caza en Valencia o acerca de un evento cultural en Cáceres.
7. Y QUE SE ENVÍE A LA HORA ADECUADA
Si es importante a quién le envías la nota de prensa, también es importante saber cuándo hacerlo.
Ten en cuenta que a partir de las 13.00 horas comienzan los informativos locales, autonómicos y nacionales de radios y televisiones, mientras que sobre esa hora comienzan a definirse también los temas a incluir en los periódicos.
Por eso recomiendo enviar las notas entre las 10.00 y las 11.00 siempre que sea posible, de forma que los medios interesados tengan margen para ampliarla incluso de cara a los informativos de mediodía.
Y ten en cuenta también el día que la mandas. A menor información disponible, más fácil que tu nota de prensa encuentre el hueco que sin duda merece. Por eso, las épocas vacacionales, con muchos departamentos de comunicación cerrados por vacaciones, son las fechas ideales siempre que tengas margen para elegir.
Y NO OLVIDES QUE…
- No hace falta llamar a los medios para comprobar que ha llegado, o insistirles para que te publiquen la nota. Te aviso: Eso no funciona casi nunca y puede provocar rechazo.
- Debes ser paciente, sobre todo si empiezas a mandar notas de prensa y no tienes un ‘bombazo’ que tenga hueco sí o sí. En comunicación lo que más funciona es una técnica de ‘lluvia fina’. Los medios irán confiando en ti a medida que te vayan conociendo.
- No envíes la misma nota dos veces. Que no se haya publicado no significa que no la hayan visto. A lo mejor la encuentras una semana después.
- No seas te excedas en el envío de notas de prensa. La saturación no es una buena política en este campo. Si no es noticia, no la mandes por mandar.
- Si no te publican la noticia, busca cuál es el eslabón que te ha fallado para aprender y mejorar.
- Al final de la nota incluye tu web. Si quieres, también un párrafo con información de la empresa.
- Apuesta por el diseño simple. Tras muchas pruebas y fallos creo que lo más efectivo es pegar la nota en el cuerpo del correo, ya que en algunas redacciones prehistóricas pueden tener problemas con tu formato de word o de PDF. Evita el riesgo. Simplifica.