Muy a menudo los líderes / portavoces de las organizaciones deben enfrentarse a las temidas ruedas de prensa. Son hasta 30 minutos cuerpo a cuerpo en los que el portavoz habla con los periodistas a pecho descubierto, sin parapetos, sin la posibilidad de pedir un tiempo muerto.
Muchas veces ven a algún portavoz seguro de sí mismo, a quien los periodistas no son capaces de pillar en un solo renuncio. Les voy a confesar un secreto. Hay un truco para conseguirlo… el trabajo. Trabajo, trabajo y trabajo. Así es como se prepara una rueda de prensa junto con el responsable de comunicación. Un trabajo que se inicia días antes de la comparecencia y que no termina hasta minutos antes del inicio de la misma.
Toda rueda de prensa consta de dos partes: intervención del portavoz y preguntas de los medios. Y toda rueda de prensa puede lograr sus objetivos si se aplican unos simples mecanismos de trabajo que hay que tener en cuenta.
- MENSAJE DEPURADO Y MOMENTO CORRECTO. Cuando nos enfrentamos a una rueda de prensa tenemos que saber qué queremos decir y cuándo queremos decirlo, siempre encajado en nuestra estrategia de comunicación. Somos nosotros los que elegimos comparecer, pero tenemos que seleccionar bien la fecha, la hora y, sobre todo, el mensaje. Un error habitual en las comparecencias es el de lanzar demasiados mensajes, lo que acaba por diluir nuestro objetivo. Suelo decirles a mis clientes que lo mejor es pensar previamente qué les gustaría que los medios de comunicación transmitiesen de esa rueda de prensa, y a partir de ahí desbrozamos los mensajes, depuramos el lenguaje y entregamos en bandeja ese titular que queremos ‘vender’. No nos enrollemos. En menos de 10 minutos se puede transmitir prácticamente cualquier cosa, y cuanto más hablemos, cuanto más improvisemos, más fácil es que metamos la pata.
- CONTROL DE LA ESCENOGRAFÍA. El mensaje es importante, pero también importa el cómo. No es lo mismo una mesa que un atril, ni un atril con parte delantera que unos simples micros de alambre. Tengamos en cuenta que en comunicación cuantos menos elementos nos separen de aquel a quien hablamos (en este caso el periodista y también el espectador que nos ve por televisión) más confianza generamos. Por eso, lo ideal para no comparecer sin apoyo es un atril con soporte para los papeles. También debemos decidir qué se va a ver detrás del interviniente y a sus lados, porque al final eso también formará parte del mensaje.
- COMUNICACIÓN NO VERBAL. No podemos olvidar la importancia de la comunicación no verbal. De no parecer nerviosos, de transmitir seguridad, de llevar un atuendo adecuado a la ocasión. Eso en parte se consigue habiendo trabajado mucho el texto de la rueda de prensa, lo que nos permitirá no tener que estar constantemente mirando los papeles y, sobre todo, poder mirar directamente a la cámara cuando transmitimos ese mensaje clave que queremos que llegue al espectador.
- INFORMACIÓN ADICIONAL. No es imprescindible apabullar a los periodistas con cifras e información que pueda facilitárseles por escrito. Agradecerán que se les aporte documentación, haremos más simple y breve la intervención y evitaremos posibles errores a la hora de leer los números o de enumerar cualquier lista.
- ANTICIPACIÓN. Un buen director de comunicación será capaz de detallarnos las preguntas que nos pueden hacer antes de la rueda de prensa. Eso sólo se consigue con experiencia, conocimiento de los medios y alerta continua ante lo que aparece en los medios de comunicación los días y horas previas a la rueda de prensa. Si este trabajo se hace bien, se deben tener preparadas todas las respuestas, de forma que se cierran posibles grietas y se evitan errores, dando gran imagen de solvencia.
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