Las empresas actuales han de estar preparadas para todo. Y no hay nada como adelantarse a los problemas antes de que estos sucedan. Los manuales de crisis son la herramienta clave para los planes estratégicos de comunicación interna. Veamos cómo funcionan.
Qué es un manual de crisis
Es como un mapa, una hoja de ruta que nos indica sobre todo por donde no debemos pisar. Al mismo tiempo, es todo un plan estratégico de comunicación interna en el que se incluyen todos los pasos a seguir en caso de situaciones de crisis dentro de la empresa.
Un buen manual de crisis incluye la metodología y los procesos a seguir para enfrentarse a situaciones problemáticas. Asimismo, establece los cargos de las personas que deberán hacer frente a los momentos críticos que puede pasar toda empresa.
Sin duda, este documento es toda una joya para la dirección de toda compañía de éxito y es necesario conocer cuáles son las claves de un manual de crisis.
Elementos fundamentales de todo manual de crisis
Los problemas llegan sin avisar y pueden poner en riesgo el bienestar de una empresa. Para que las crisis no hagan tambalear los cimientos de una organización es imprescindible la redacción y diseño de un manual de crisis de calidad:
- Definición de objetivos: Todo plan anti crisis ha de establecer qué riesgos está dispuesta a correr una empresa para superar un momento problemático y lograr sus objetivos finales. Con la definición de las metas empresariales ha de ir desarrollado un plan de problemas colaterales que pueden ir surgiendo mientras se camina hacia dichos objetivos, así como sus posibles soluciones ante ellos.
- Distinguir entre crisis evitables y crisis inevitables: Esto es muy útil para gestionar tanto los recursos humanos y económicos de una compañía. Hay crisis que se pueden evitar poniendo en marcha los protocolos de actuación necesarios y, otras, que no se puede hacer nada para evitarlas. En estos casos, las acciones han de orientarse a la superación de la crisis una vez que ésta se produzca.
- Información de calidad: Para anticiparnos a las crisis denominadas como evitables es importante ofrecer a la empresa toda la información necesaria departamento a departamento. Muchos de los problemas empresariales surgen por falta de información y comunicación proactiva interna. Las crisis no han de depender de una sola persona sino de un equipo especializado.
Otros elementos que apareja un manual de este tipo son la definición de portavoces (pueden variar según el tipo de crisis, pero siempre se recomienda un único portavoz por crisis) y un plan de formación que nos permita disponer de portavoces realmente preparados para afrontar estas situaciones.
Ventajas del manual de crisis
Contar con esta herramienta de comunicación es fundamental porque gracias a ella nos estamos anticipando a los problemas poniéndoles solución antes de que sucedan. Por otro lado, un manual de crisis es imprescindible porque:
- Mejora la comunicación en todos los niveles jerárquicos.
- Se reduce el estrés por miedo a la incertidumbre.
- Mejora la coordinación de los procesos a la hora de reaccionar ante un problema.
- Hace a las empresas más competitivas frente a la competencia.
Para finalizar, es importante subrayar que es aconsejable que cada departamento tenga su propio manual de crisis, ya que las actuaciones son diferentes si, por ejemplo, surge un problema logístico que si sucede un contratiempo en el sistema de producción.
